株式会社シマキュウ様 Linkit チャット
配達効率アップ。営業員・配達員への受注情報の共有がスムーズに。

株式会社シマキュウ

企業名 株式会社シマキュウ
導入サービス Linkit チャット
業種 製造・運輸
従業員数 約360人(グループ全体)

医療用、産業用ガスボンベの充填・配達・回収を行う株式会社シマキュウ様。「Linkit チャット」を導入したことで、チーム全体への情報共有がスムーズになり、繁忙期の大量の当日受注もチームで連携して事務員、配達員、お客様、全ての無駄な時間を減らすことに成功しました。

課題
  • 電話に出ない場合や、メールを確認したかわからない場合に業務の無駄が発生していた
  • 外出先からFAXの確認を簡単にしたい
  • 緊急時(災害時)の安否確認
効果
  • 一度に複数名へ業務連絡が可能になり、確認したかもすぐに分かるので安心
  • PDFや画像が簡単に送信確認できるようになり、業務の進行がスムーズになった
  • 緊急時に発信者は未読者を確認できるので、未読者の対応のみに集中できるようになった

業務内容

-Linkit チャットをご利用している業務全般について具体的にお聞かせください。

株式会社シマキュウ

医療用、産業用ガスボンベの充填・配達・回収。灯油の法人、個人宅への配達。営業員はこれらや、産業機械の仕入と販売の営業活動で外回りが多いです。Linkitは配送依頼の配達員への伝達や、事務所で受信した見積りや注文書などのFAXを、営業員に送信するのに使っています。

また、非常時の安否確認用ツールとしても採用されています。

導入前の課題

-Linkit チャットを導入いただく前の業務課題について具体的にお聞かせください。

社内連絡をメールや電話以外に、簡潔に使用したい。

営業員や配送員に連絡する際に、電話で連絡をとっていました。相手が電話に出れない場合は何度もかけ直したり、着信を見て相手がかけ直してきても、こちらが別の電話にでていたりで、ほんの些細な内容を伝えるのにもすれ違いがおきていました。メールで用件を送信しても、それを本当に見てくれているのか?が心配で、結局電話をしたりしていました。

また、急な配達の依頼などがあった場合、近くにいると思われる配送員に片っ端から電話していましたが、効率が悪く、時にはもう誰かが向かったのに、連絡がとれない間に他の人もそこに向かっているというようなムダも発生していました。

外出先からのFAXの確認を簡単にしたい。

今までは、事務所に届いたFAXをPDF化し個人携帯やメールで転送していました。営業員はメールを受信して、添付ファイルを保存して開く必要があり手間がかかっていました。それを後回しにされると、そのFAXの内容を見て行う営業員から事務員への次の指示が遅れて、事務員が帰れない状況も発生していました。

緊急時(災害時)の安否確認の方法。

今までは連絡網の様な連絡手段でした。相次ぐ自然災害の増加に危機感はあったのですが、掲示板や伝言板のような手段しか思いつきませんでした。

Linkit チャットを選んだ理由

情報共有に便利な未読人数表示

-Linkit チャットを選んだ理由や目的などの背景をお聞かせください。

送信した内容を見たのか?見ていないのか?がすぐに確認できる点が何よりも重要でした。

LINEのようなフリーのサービスも検討しましたが、配達先には会社名、個人の住所なども含まれるので、誤って送信する訳にはいきませんでした。
Linkitであれば、管理者によって追加されたユーザーしか送信対象にできませんし、ユーザーが勝手に社外の第3者を招待して閲覧させることもないので選択しました。

導入後の業務の変化

-Linkitのサービスを導入いただいた後、業務のスタイルや課題はどのようになりましたか。

社内連絡をメールや電話以外に、簡潔に使用。

お客様からの伝言などを、電話をかけなくても、営業員・配送員へ伝える事が出来るようになった。また見たのか?見ていないのか?もひと目で確認できるようになった。
電話で言われたことをあわててメモしなくても、正確な情報が文章で届くので伝達ミスがなくなった。
チームを作成し、一度に複数名へ業務連絡が可能になり情報共有が簡単にできるようになった。

外出先からのFAXの確認が簡単に。

PDFや図面などの画像も簡単に送信できるようになり、見るほうもメールよりも少ないステップで確認することができるようになった。次の指示も早くなり、納期の短縮や事務員の早い帰宅もできるようになった。

緊急時(災害時)の安否確認に。

チーム作成をして、部署内で一斉連絡ができるようになった。
発信者は未読者を確認できるので、未読者の対応のみに集中できるようになった。
チーム内の全員が状況を確認できるので、初動がより早くできる体制が作れた。

具体的な利用例

-Linkit チャットを導入いただいた後、業務のスタイルや課題はどのようになりましたか。

株式会社シマキュウ

Linkitならでは、という訳ではないかもしれませんが、弊社の運用が想定外に便利になった点です。

灯油の配送は、通常は前日までに電話やFAXなどで受注をいただき、それを受注票としてプリントアウトしておき、当日、配送員が住所や地域で仕分けをして、受注票を持って配達をしています。

ただ、冬季の灯油の配達は大雪や寒さの要因により、当日の注文が急激に増えることがあります。その場合、前述のように近くにいるであろう配達員に電話をして、ついでに寄ってもらう。または、一時帰社した時にまとめて受注票を渡す。というような運用をしていましたが、電話がつながらない、もう既に通過したのにまた戻る、電話した配送員とは違う配送員の方が近くにいる、など、うまく行かないことがしばしばありました。

Linkit導入後は、灯油配送のチームを作り、事務員は受注時、受注票を作るとともに、灯油配送のチームにも行き先の住所などの情報を投稿します。これで、電話をしなくても、一時帰社したタイミングでなくても、受注票がなくても行き先がわかるようにしました。

一番近くにいる配送員、または余裕のある配送員は、その投稿を引用して「行く」と宣言します。これで、配送の伝達までスムーズに完結します。通過したのに戻る、みんながそこに向かってしまう。自分より近い配送員が他にいる。ということもなくなりました。

事務員、配達員、お客様、全ての無駄な時間を減らす素晴らしい運用だと思っています。

最後に一言

-Linkit チャットに今後期待する機能や、他のお客様にお勧めしたいポイントなど具体的に教えてください。

  • スタンプの追加。
  • 受信したメッセージ(添付なども)の簡単な転送。
  • PCブラウザ版の場合、ドラッグドロップでPDFや画像を送れるように。
  • 人や、チームをまたいだメッセージの横断検索。添付ファイル名などでも検索。
  • 日付ごとに受信したメッセージを、人やチームをまたいで見れるビューの追加。
  • 日付を指定しての、過去のトーク履歴の削除。

管理者が追加したユーザー以外メッセージをやりとりできない。第3者を招待して閲覧させることもできない。こういった制限を、良いととるか、融通が利かないととるのかにもよりますが、やりとりする情報によってはメリットが大きいと思います。

事務所にいない営業員や配達員といかに効率よく連絡をとるかを考えた場合、未読なのかがひと目で確認できる点も重要だと思います。チームや引用をうまく使うことによって、想定しなかった便利な運用が生まれるケースもあり、もはや弊社では欠かすことのできない必須のツールになっています。

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