善通寺市議会 様 Linkit チャット
高セキュリティなビジネスチャットでペーパレス化・業務効率化を推進

導入前の課題

-Linkit チャットを導入いただく前の業務課題について具体的にお聞かせください。

連絡事項がある際には、個別に電話連絡していたため、先方の都合にも配慮する必要がありました。また、電話連絡による口頭の説明のみでは伝わりにくいものがあったり、休日に議員へ連絡する際には議員が職場に来なければならないなども負担がありました。

Linkit チャットを選んだ理由

-Linkit チャットを選んだ理由や目的などの背景をお聞かせください。

他市が先に導入しており、サービスの安定性やセキュリティ面で一定の安心感がありました。

導入後の業務の変化

-Linkit チャットを導入いただいた後、業務のスタイルや課題はどのようになりましたか。

一斉に同じデータを送付できるようになったため、電話連絡の頻度が大幅に減り、業務の効率化ができました。送付先の都合を過度に気にせず、事務局の都合で送付できるようになったり、休日に職場に来ずとも緊急連絡ができるようになったことから、時間的・精神的な負担が軽減されました。
また、文字の直接入力に加えて、ＰＤＦデータや写真も送付できるため、口頭のみでは伝わりにくい場面でもわかりやすく伝えることができるようになりました。これまで紙媒体を送付先の数だけ用意していましたが、データで送付することでペーパーレス化に寄与しています。
操作性がシンプルで分かりやすいため、スマートフォンの操作に慣れていない方でも比較的短時間で慣れて使えるようになりました。Linkit チャットを導入時点で将来タブレットの導入を見据えていたため、PDFファイルの閲覧などペーパーレス議会に向けた前段として良い練習になったと思います。

具体的な利用例

-Linkit チャットの具体的な利用例、その時特に便利だった点、役に立った点について教えてください。

事務局の負担軽減

複数の議員で構成する委員会など任意のグループに各種連絡事項を送付する際、同時にデータを送付できるため、事務局の負担軽減につながりました。

任意のグループでのやりとり

会派など、議員同士で仕事上のやりとりを行う場合にも任意のグループでやりとりができるため、自主的に活用しています。

災害時の活用を検討

写真や位置情報も送付できるため、災害時にも活用できないか検討しています。

最後に一言

ほとんどのスマホユーザーが利用しているコミュニケーションアプリと操作感が同じであるため、幅広い年齢層の方が使いやすいと思います。
コミュニケーションツールは無料のものを含め、他にもありますがLinkitには引き続きセキュリティ面を担保したうえで有料アプリならではの機能にも期待しています。